این نوشته درباره یکی از مشکلات شایع برنامه ریزی و اجرا در کارها در تمام سطوحه. تا حدودی درک کردم که ما به چه مقدار در برنامه ریزی و مدیریت اجرائی ضعیف هستیم.( اینو می دیدم و میدونستم و اما از عمق مشکل درک درستی نداشتم). یکی از مواردی که این قضیه رو نشون میده سهل گیری و سهل انگاری ما در انجام کارها از مراحل ابتدائی تا مراحل پیشرفته هست. در واقع چه در بعد تکنیکی و چه در ابعاد استراتژیک ما در مورد کم میزاریم و با بی مسئولیتی از انجام مسائل سر باز می زنیم.
اجازه بدین با ذکر مثالی بیشتر توضیح بدم. چند وقت پیش برای موضوعی تحقیق میکردم که بخشی مربوط به فعالیتهای عمرانی اون کار میشد. فیلم هایی رو از یوتیوب که اون پروژه رو در حد مقیاس بسیار کوچک و خانگی اجرا میکردن تماشا می کردم که موضوعی توجهم رو جلب کرد. اینکه یک فرد عادی در کشورهای پیشرفته شرقی و غربی به چه میزان برای تمام مراحل، برنامه ریزی دقیق و دستورالعمل اجرایی تهیه کرده و واقعاً به کار میبره. حتی برای کارهای شخصی و کوچک پلن کار کاملاً مکتوب تهیه میشه و در بُعد عملی هم وقتی کاری انجام میشه چقدر به این برنامه هاشون پایبندند. مثلاً وقتی در پروسه انجام کار چاله ای هم میخاد کنده شه با اینکه به نظر ما کاملا کار پیش پا افتاده ای هستش و برای اجرا نیازی به فکر و برنامه ریزی نیست اما برای اون کار هم دستورالعمل اجرایی وجود داره. تمام مرز گودالی که باید کنده بشه به صورت دقیق مشخص شده و بعد کار و انجام میدن. تازه این چیزی که دیدم در سطح کوچک و غیر اقتصادیه چه برسه به اینکه کار اقتصادی باشه.
قبلاً از یکی از کارمندان شرکت های وابسته به یکی از کارخانه های خودرو سازی شنیدم که میگفت در برخی موارد کار شرکت ها بقدری دقیق و با جزئیات ریز و برنامه ریزی شده و دارای نقشه و پلن هست که ما در نقشه خوانی لی اوت کارخانه های اونها مشکل داریم و چیزی از نقشه هاشون سر در نمیاریم. تجربه ایشون در مورد شرکت تویوتا بود.
این نحوه انجام کار و سهل گیری و بی توجهی به برنامه, به مستندات, به شیوه اجرایی در همه کسب و کار ما مشاهده میشه. ما بیشتر دوست داریم بدون برنامه و ذهنی کار کنیم. نه اینکه خیلی تیز هوش باشیم بلکه مشکل جایه دیگست. ما به تجربیات تئوری هم توجهی نداریم و اهمیتی به انجام بهتر کارها نمیدیم. همین که بشه کار و با وصله پینه پیش برد و مثلا به سرانجام رسوند برایه ما کفایت میکنه. یه جمله ای هست که در صنعت و محیط کاری ما معروفه : ” اینهایی که خوندی همش تئوریه ، کار عملی چی بلدی؟” آیا واقعاً اون چیزهایی که در دانشگاه ها آموزش داده میشه برای دنیای واقعی کسب و کار بلا استفادست.
بزارین قضیه رو یه مقدار فلسفیش کنم. به نظرم این گزاره واقعیت داره اما حقیقت نداره. یعنی اینکه در عمل این فضایه کسب و کار ماست که مشکل داره و مشکل اصلی هم از فرهنگ زندگی و کاری ماست. ما ذاتاً علاقه ای به کار دقیق و فکت ها نداریم و عموماً دوست داریم از شم شهودی خودمون در انجام کارها استفاده کنیم.
بیشتر کسب و کارهای ما بی برنامه و بدون یک مدیریت اجرائی قوی اداره میشه و این روند نهادینه شده و در مقابل درسهای دانشگاهی ما نتیجه کارهای عملی مکتوب سازمان های اونوریاست. در چنین محیطی چه تحصیل کرده تازه وارد بازار کار شده و جوگرفته، چه مدیران به اصطلاح با تجربه توانایی مدیریت درستی ندارند.
این مشکلی نیست که به راحتی و با عملیات دستوری اصلاح بشه. به نظرم برای تغییر این وضعیت بحران های شدید میتونه تحول یکباره و پایه ای در جهت مثبت ایجاد کنه. که اون هم در جو و فضایه خاصی باید اتفاق بیوفته که عموماً قابل تشخیص و پیش بینی نیست( لااقل الان برای من ). کار فرهنگی دراز مدت فقط یک مکمل برای بالا بردن احتمال سمت و سو گیری مثبت در شرایط فوق هست.
اما در سطح فردی ( برنامه ریزی فردی ) میتونیم کارهایی انجام بدیم که حداقل تمرینی باشه برای دقیق تر بودن.
چطور ؟
همه گام های برنامه ریزی رو تاحدودی می دونیم. به صورت خیلی خلاصه من یه برنامه ریزی خیلی ساده رو به چهار بخش هدف گذاری , ریز کردن کارها , آماده کردن مقدمات کار و اجرا تقسیم کردم.
خب اول اینکه طرح، دورنما، اهداف رو واقع بینانه و مستند مشخص کنیم و روی اونها واقعا فکر کنیم و مدام بازنگری بشن . این کار در ادامه در اجرای صحیح و قوی برنامه خیلی کمک میکنه.
دوم اینکه برنامه کاملاً ریز بشه تا جایی که حتی مکان و زمان جا به جایی مثلاً حتی یک میز هم در نظر گرفته بشه. مشکل ما در این مرحله اینه که به خودمون میگیم موارد ریز تو ذهنمون میمونه و نیازی به برنامه و مستندات نداره و از روی خیلی از جزییات رد میشیم. ما به نوعی در این مرحله تنبلی میکنیم.
سوم به صورت عملی و قبل از اجرای برنامه, بررسی و امکان سنجی انجام بشه . مثلاً مکان دقیق میز مثال قبل رو در محیط کاملاً مشخص و علامت گذاری کنیم. به نوعی کار در این مرحله برای عملیات اجرایی باید استاندارد سازی بشه. در این گام کلا سهل انگاری و توجه نکردن به اصولی که خودمون تعیین کردیم بیداد میکنه.
و در گام چهارم و آخر کار انجام بشه.
چیزی که مدنظر من هست بیشتر گام سومه. اینکه ما چقدر به اون برنامه پایبندی داریم و برنامه خودمون رو جدی میگیریم(در واقع خودمون رو جدی میگیریم). برنامه وقتی نوشته شد باید بند بند اون رو مثل یک امر مقدس انجام داد. مگر اینکه روی برنامه بازنگری انجام بشه و ویرایش جدیدی خلق کرد. که در این صورت موظف به اجرایه برنامه جدید میشیم.
نباید با کاهلی در مرحله دوم و سهل انگاری در گام سوم مرحله آخر رو به فنا داد. باید خودمون رو در اجرای این دو گام قوی تر کنیم.
شاید به اعتقاد خیلی ها گام هایه دوم و سوم به نوعی یک کار اضافه و اتلاف منابع و وقت باشه ( شاید هم سوسول بازی) اما اگر هزار بار هم کاری رو انجام دادید برای هزار و یکمی باز هم مراحل قبلی رو طی کنید, اطمینان داشته باشین کارهامون خیلی خیلی بهتر انجام میشه و این کار و برای فرهنگ کاری خودمون انجام بدیم و بعد امیدوار باشیم که پیشرفت کنیم.